Etter noen runder har vi landet på at halvårlige sykluser fungerer best for oss. Jeg tror det har noe med at vi er et konsulenthus som primært jobber for å skape verdi sammen med våre kunder og at våre egne mål står seg godt i 6 måneder av gangen. I år som i fjor ble kick-offen holdt digitalt med take-away.
Vår visjon er at vi gjennom nysgjerrighet, frihet og lidenskap skaper fremtiden med våre kunder og drømmearbeidsplassen for våre ansatte. Vi er et selskap med flat struktur og høy tillit. Det er derfor selvsagt at alles innspill må samles inn når vi skal oppdatere målene våre. Vi starter derfor prosessen med å samle inn Gnisternes tanker og refleksjoner rundt hva vi bør fokusere på for å kunne levere enda bedre på misjon. Hva er viktig for de og hva opplever de som viktig for Gnist?
Med dette råmaterialet kunne vi planlegge en felles sesjon med idémyldring, diskusjon og avstemming. Denne type sesjoner egner seg absolutt best i fysiske lokaler, men Omikron sendte oss tilbake til Teams. Men med all trening vi har fått de siste to årene gikk det strålende, så læringen er igjen; ikke avlys, det aller meste kan gjennomføres på alternative måter.
Vi startet med OKR da Gnist ble etablert i 2019, så vi har erfart på veien.
Vi har lært at ikke alt vi fokuserer på kan være mål. Derfor liker vi å skille på våre «helsemetrikker» og våre «forbedringsmål». Helsemetrikkene er de faktorene som bare må funke for at vi skal kunne drive et vellykket selskap. Her ligger medarbeidertilfredshet, kundetilfredshet, lønnsomhet og et par til. Våre Objectives sparer vi til det vi ønsker å bli bedre på. Vi kan bare ha 2-4 stykker, så det gjelder å være litt gjerrig. (Lyser det gult eller rødt på en helsemetrikk, så bør man selvsagt spandere en O på å rette den opp)
Vi har også lært at forarbeid gjør OKR-workshoper bedre. Den type workshoper krever en del, så de bør ikke vare for lenge, og det lønner seg med et strukturert opplegg. Med disse erfaringene delte vi opp workshopen i tre deler;
Del 1 brukte vi til å gjennomgå og diskutere innspillet fra forberedelsene. Vi i lederteamet hadde konsolidert innspillene til 4 konkrete forslag til Objectives, og begrunnet disse med «hvorfor er det viktig» og «hvorfor haster det». Selvsagt var det åpent for både justeringer på våre forslag og innspill til nye. Etter diskusjoner i mindre grupper kom vi frem til at de fire stod seg, men noen trengte en justering.
Del 2 foregikk også i mindre grupper, og her var oppgaven å foreslå 1-3 Key Results per Objective. «OKR reglene» er litt strenge på hva som er gode Key Results, men en annen erfaring vi har gjort, er å slippe opp på dette. Er man for streng, kan det virke hemmende på prosessen. Vi kan alltids «stramme» de opp i etterkant.
Del 3 var felles avstemming. Her er Miro gull verdt og etter en kort opprydding i lappene kunne vi stemme over to ting, hvilke Objectives vil verdsatte høyest og hvilke Key Results vi ønsket å måle oss med per Objective.
Hele workshopen tok ca 2,5 time og som en teams-øvelse er det på grensen av det som fungerer. En fysisk øvelse med naturlig mer bevegelse og kanskje noe påfyll underveis kunne muligens vart noe lenger, men også da er det viktig å begrense varigheten.
Etterarbeidet etter workshopen er i grunnen ikke så stort. Det meste av nødvendig gruppering og konsolidering av lapper rekker man i selve workshopen, så det handler mest om å hente ut de som fikk flest stemmer, og justere litt på noen formuleringer så de passer godt inn i rammeverket. Det vanskeligste, men også det mest kraftfulle med OKR, er å ikke ha en liste med aktiviteter som Key Results. Da beholder man muligheten til å være kreativ, samt lytte og lære underveis i en OKR syklus. Key Results skal fortelle oss om vi er på vei mot målet, men ikke akkurat hvordan vi skal komme dit.
I fellesskap har vi nå kommet frem til de Objectives vi ønsker å sette oss for neste halvår, med tilhørende Key Results for å hjelpe oss å se om vi kommer dit. Vi endte til slutt med 3 Objectives og 2-3 Key Results.
Det Objective som fikk aller mest stemmer var:
Dette har vi tenkt til å måle gjennom de tre punktene over.
Så da er det opp til oss alle å bidra til at vi når våre mål!
Har du spørsmål om smidig målstyring? Ta kontakt med vår daglig leder Ellen-Marie.
